Jeżeli macie stworzony plan i przygotowaną listę następnych akcji, to możecie się zastanawiać, kiedy w ciągu dnia je zrealizować. W jaki sposób macie wcisnąć te dodatkowe aktywności w i tak już napięty harmonogram? A może łatwiej nie myśleć o tym i przyjąć założenie, że przecież są dla Was ważne i na pewno „jakoś” się zrealizują?

Deliberate practice

Ideą, która dla mnie stoi za zastanowieniem się, jak najefektywniej realizować zidentyfikowane akcje, jest trening celowy (deliberate practice). James Clear (autor „Atomowych nawyków”) dobrze opisuje podstawy tego treningu. Głównymi jego cechami są:

  • celowość – skupiamy się na konkretnej rzeczy czy elemencie całości, które w danej chwili chcemy ćwiczyć;
  • systematyczność – dzięki której jesteśmy w stanie wytwarzać nawyki;
  • mierzenie postępów – daje nam informację zwrotną, czy zmierzamy do większego celu i czy tempo, w jakim się poruszamy, jest dla nas zadowalające.

Choć takie podejście do ćwiczenia widoczne jest najbardziej w sporcie i muzyce, może być także zastosowane w innych dziedzinach naszego życia.

Różne osobowości, różne techniki

Praktycznie do każdego obszaru życia podchodzę w ten sposób, że to, co działa dla jednych, niekoniecznie będzie działać na innych. Dlatego chcę się z Wami podzielić sposobami/technikami, które ja sprawdzałem na sobie, z informacją, jakie zauważyłem plusy i minusy, abyście sami mogli wybrać to, co będzie dla Was najlepsze.

Lista następnych akcji – to wystarczy

Mogłoby się wydawać – najprostsze rozwiązanie. Mam już zdefiniowaną listę następnych akcji, przypisaną na dany dzień, więc wiem, co powinienem robić. Niestety, w rzeczywistości okazuje się, że często zajmujemy się tematami, które wpadają do nas ad hoc lub zwyczajnie na chwilę nas rozpraszają i akcje z naszej listy pozostają niezrobione.

  • Plusy:
    • prosta lista następnych akcji, które realizowałem według kolejności (priorytetów);
    • w dni, w które zadań ad hoc było niewiele (maksymalnie kilka), realizowałem satysfakcjonującą mnie większość akcji (bądź wszystkie 🙂 ).
  • Minusy:
    • w większości dni rozpraszaczy było więcej niż kilka, co w rezultacie powodowało częste nierealizowanie akcji i przesuwanie ich na następne dni;
    • miałem duży problem z pracą z dłuższymi zadaniami, które wymagały skupienia, ponieważ byłem rozpraszany przez inne osoby bądź komunikatory/maile/itp.;
    • gdy miałem następne akcje o podobnym priorytecie, poświęcałem czas na to, aby zdecydować, co w danym momencie robić, i powodowało to niepotrzebne opóźnienia;
    • zbyt częste przełączanie się między kontekstami – następne akcje były z różnych dziedzin życia, co powodowało częste zmiany kontekstów.

Pomodoro

Mając na uwadze to, że moim największym zmartwieniem były rozpraszacze i częste problemy z pracą w skupieniu nad konkretnym tematem, zacząłem szukać technik, które pomogą mi rozwiązać tę kwestię. Trafiłem na pomodoro, które ma kilka bardzo prostych zasad:

  • Wybierz następną akcję, nad którą chcesz pracować.
  • Ustaw czasomierz na 25 minut.
  • Wyłącz wszystkie rozpraszacze i włącz czasomierz.
  • Pracuj w skupieniu aż do momentu, kiedy czas się skończy.
  • Zrób krótką przerwę (około 5 minut).
  • Co każde cztery sesje pomodoro zrób dłuższą przerwę (15–30 minut).

Technika ta polega na pracy w krótkich, produktywnych i nastawionych na skupienie sesjach, które kończą się krótką przerwą. Dzięki jej stosowaniu jesteśmy zachęcani do definiowania mniejszych następnych akcji, które da się realizować w krótkich interwałach.

  • Plusy:
    • praca celowa, w skupieniu – rzeczywiście przy wyłączeniu rozpraszaczy mogłem się skupić na konkretnym temacie;
    • możliwość wciśnięcia krótkiej sesji pomodoro między innymi zajęciami;
    • wzrost poczucia planowania i wykonywania ważnych dla mnie akcji.
  • Minusy:
    • jestem osobą, która potrzebuje trochę więcej czasu do „wejścia” w dany temat – 25 minut to w większości przypadków było dla mnie za mało;
    • krótki czas powodował u mnie napięcie, że zaraz się skończy i nie zdążę nic zrobić;
    • brak systematyczności – sesje pomodoro realizowałem o różnych porach, co wprowadzało zamęt, jeżeli chodzi o moją dostępność dla innych;
    • dalej pozostawał problem wyboru zadania do realizacji.

Bloki czasu

Doszedłem do wniosku, że muszę skupić się na rozwiązaniu dwóch kwestii:

  • długość pracy w skupieniu – potrzebowałem więcej czasu na rozruch do tego rodzaju pracy;
  • systematyczność – zależało mi na tym, abym był bardziej przewidywalny dla siebie i dla innych.

Z pomocą przyszła metoda zarządzania czasem polegająca na dzieleniu dnia na bloki. Każdy z bloków jest dedykowany danemu zadaniu/akcji/projektowi/typowi aktywności/itp. – to do nas należy decyzja, jakie przypisanie wybierzemy, biorąc pod uwagę specyfikę naszych działań.

Kluczowym elementem tej metody jest planowanie bloków, bazując na priorytetach kolejnych akcji, tak aby zapewnić, że te najważniejsze zostaną zrealizowane w odpowiednim czasie. Ja osobiście robię to podczas przeglądów tygodnia (planowanie wstępne całego następnego tygodnia) i wieczorem każdego dnia, dostosowując plan na kolejny dzień.

  • Plusy:
    • zapewnienie czasu na realizację ważnego zadania/akcji/projektu danego dnia;
    • świadome wybieranie priorytetów, tego, co chcę zrealizować (co de facto jest dla mnie ważniejsze);
    • zminimalizowanie zastanawiania się, co danego dnia będę realizował, i od razu skupienie się na działaniu;
    • świadomość mojego planu dnia, zarówno dla siebie samego, jak i dla innych (zapraszam do przykładu poniżej).
  • Minusy:
    • niektóre bloki trudno zaplanować, bo są zależne od czynników zewnętrznych (np. jazda na rowerze);
    • zbytnie przywiązanie do planu może powodować napięcia z innymi – pracuję nad tym :).

Przykład

W kwietniu 2019 roku, pracując jako lider działu rozwoju i wdrożeń, doszedłem do wniosku, że moje działania nie są tak efektywne, jak bym chciał. Uczestniczyłem w wielu inicjatywach, wspierałem zespoły i… no właśnie: „nie miałem czasu” na działania w skupieniu, czyli zajęcie się tematami stricte przypisanymi do mnie.

Wpadłem na pomysł podzielenia mojego dnia na następujące bloki:

  • 7:00–10:30 – praca w skupieniu
  • 10:30–11:00 – czytanie wiadomości (mail, komunikatory)
  • 11:00–11:30 – lunch
  • 11:30–15:30 – spotkania, rozmowy, odpowiadanie na wiadomości
  • 15:30–16:00 – planowanie następnego dnia

Największą nowością dla mnie i „kontrowersją” dla innych (o tym za chwilę) był czas pracy w skupieniu. Kluczowym elementem tego bloku były wyłączone rozpraszacze – mail, komunikator, telefon. Dwa pierwsze wyłączałem już pod koniec dnia poprzedniego, tak aby rzeczywiście o 7 rano nic mnie nie rozpraszało. Ważna też była definicja tego czasu – praca w skupieniu nie oznaczała dla mnie tylko pracy indywidualnej. Dopuszczałem to, że mogę w skupieniu pracować w większej grupie, o ile jest to wcześniej zaplanowane i ma konkretną strukturę oraz cel.

Co do „kontrowersji”, początkowo mój plan był sceptycznie odbierany przez część osób w firmie, ponieważ do tamtej pory byłem dostępny praktycznie non stop – każdy mógł przyjść do mnie w dowolnym momencie. Pojawiła się obawa, że blokowanie 3,5 godziny z mojego dnia spowolni działania innych. Na szczęście ta obawa się nie ziściła. Mniej więcej po 10 tygodniach działania według planu zarówno ja sam, jak i inni widzieli, że daje on efekty. Tematy, które były przypisane do mnie, ruszyły mocno do przodu przy jednoczesnym bieżącym wsparciu kwestii istotnych z punktu widzenia moich koleżanek i kolegów oraz organizacji.

Podsumowanie

Przedstawiłem trzy przetestowane przeze mnie podejścia pomagające zadbać o to, aby zaplanowane następne akcje zostały wykonane. Z mojego doświadczenia wynika, że do dobrze przygotowanej listy TODO warto dołożyć plan ramowy uwzględniający, jakimi typami akcji będę się zajmował w konkretnych godzinach. W przykładzie pokazałem podział według rodzajów zadań/akcji, który jest jedną z opcji (można np. stworzyć też podział według projektów). Zachęcam do dania sobie przestrzeni na testowanie różnych podejść, uczenia się z nich i wyciągania wniosków co dla Was działa najlepiej.