Zwykle kiedy spojrzymy na nasze listy to-do, to zobaczymy przegląd rzeczy, które nie dają nam pełnego obrazu tego, co tak naprawdę mamy do zrobienia. Znajdziemy tam zarówno notatki, przypomnienia, jak i projekty. Taka lista nie spełnia swojego głównego założenia – pokazania, co mamy do zrobienia. Dlatego uważam, że nie potrzebujecie listy to-do – potrzebujecie listy „następnych akcji”.

Czym się różni zadanie od następnej akcji

Jeżeli spojrzymy krytycznie na nasze listy zadań, to zobaczymy tam cały szereg różnych tekstów, opisujących różne obszary. Mój inbox w tej chwili zawiera takie elementy:

  • FAQ dla intencjonalnie
  • newsletter dla klientów biznesowych
  • PSC
  • cele 3 czy 2
  • dodaj do projektów deadline

W większości nazywamy to zadaniami. Z tych pięciu zadań tylko jeden element nosi znamiona następnej akcji. Widzicie który? Tak, ten ostatni. Tylko dla niego można określić, co tak naprawdę jest do zrobienia. Ale i tak nie jest to w pełni poprawnie zdefiniowana następna akcja.

Następna akcja powinna być określona tak, że patrząc na nią:

  • od razu wiemy, jaki rodzaj czynności jest do wykonania;
  • wiemy, że nie ma na niej zależności od innych akcji;
  • wiemy, że możemy ją wykonać przy jednym podejściu;
  • wiemy, kiedy możemy ją wykonać.

Jak dobrze sformułować następną akcję

Wiedząc, czym różni się zadanie od następnej akcji, można przygotować sobie „checklistę” do ich dodawania. Będzie bardzo przydatna na początku, kiedy będziemy się uczyć dodawać nowe akcje. Przypuszczam, że po pewnym czasie nauczycie się to robić niemal automatycznie. U mnie tak właśnie było.

Opis następnej akcji powinien zawierać:

  • czasownik oznaczający fizyczną czynność – napisz, zadzwoń, wyślij, pojedź – coś, co jednoznacznie określa, na czym będzie polegała ta akcja;
  • czas wykonania – większość aplikacji do zarządzania zadaniami pozwala dodać termin wykonania zadania; można też dodać termin w nazwie następnej akcji, aby od razu móc zobaczyć, do kiedy chcemy ją wykonać, np.: „Wyślij trzy dostępne daty webinaru Darkowi dzisiaj popołudniu”;
  • szczegóły zadania – jeżeli są istotne informacje o następnej akcji, to też warto je dodać w opisie, np. jak w powyższym przykładzie: mogłem napisać „Wyślij daty Darkowi”, ale to nie daje pełnego obrazu – kiedy widzę opis „Wyślij trzy dostępne daty webinar”, od razu wiem, co mam do zrobienia i jaki jest wynik tego działania.

Jest jeszcze jedna ważna rzecz przy określaniu następnej akcji – musi ona być niezależna od innych następnych akcji. Jeżeli, aby wykonać daną akcję, musimy wykonać inne, to to nie jest następna akcja, tylko projekt.

Przykład

Pokażę Wam na przykładzie, jak może wyglądać proces doprecyzowania „następnej akcji”.

W skrzynce odbiorczej (inbox) mam zapisane „przygotuj webinar”. Czy to jest dobrze opisana następna akcja? Używając kryteriów opisanych powyżej, można to sprawdzić:

  • na początku jest czasownik,
  • nie ma określonego czasu akcji,
  • brak szczegółów,
  • akcja jest zależna od wielu innych akcji.

Nie jest to więc dobrze określona następna akcja. Najważniejszy powód zawarty jest w ostatnim podpunkcie – dla tego zadania jest wiele zadań zależnych.

„Przygotuj webinar” tak naprawdę składa się z takich zadań (a i tak to nie są wszystkie):

  • wybierz temat, tak żeby się nie powtarzał;
  • sprawdź termin w kalendarzu;
  • przygotuj wydarzenie;
  • opisz wydarzenie;
  • wyślij zaproszenie do uczestników;
  • zbierz materiały;
  • przygotuj scenariusz;
  • przygotuj prezentację;
  • wyślij przypomnienie;
  • przećwicz prezentację.

Coś, co na liście figurowało jako jedno zadanie, jest tak naprawdę solidną listą zadań – jest projektem. Co więc robię z takim projektem? Zapisuję jako projekt i dwa–trzy pierwsze zadania przygotowuję jako następne akcje:

  • wybierz temat webinaru, sprawdzając w Notion listę poprzednich, tak aby temat się nie powtarzał;
  • wybierz termin w kalendarzu, tak aby to był tydzień, w którym nie masz innych webinarów;
  • stwórz grafikę do wydarzania na Fb zgodnie z wymiarami opisanymi w Notion.

Kiedy miałem zabrać się za zadanie „przygotuj webinar”, to przez kilka dni je prokrastynowałem. Wydawało mi się duże. I słusznie! Kiedy opisałem je sobie za pomocą następnych akcji, okazało się, że zabrałem się za nie jeszcze tego samego dnia. Takie zadania były konkretne i nieprzytłaczające.

Podsumowanie

Opisałem różnicę pomiędzy zadaniem a następną akcją i mam nadzieję, że zdołałem pokazać, że ta różnica istnieje. Jednocześnie nie jest to nic skomplikowanego, prawda? Wierzę, że działając w ten sposób, możemy sobie pomóc pracować nad naszymi projektami. Jednak często nie podejmujemy tego małego wysiłku, sami utrudniając sobie działanie. Warto spróbować lepiej definiować nasze zadania i pracować z następnymi akcjami 🙂

Referencje

Korzystałem z opisu na stronie: https://zenkit.com/en/blog/mastering-the-most-important-step-in-gtd/

Kategorie: Aktualności