Jest wiele przypowieści mówiących o tym, że ważne jest sprawdzanie, czy to, co robimy, jest efektywne i ciągle ma dla nas sens. Należą do nich historia o drwalu, który traci swoją efektywność, bo nie ma czasu naostrzyć siekiery, bądź pracowniku budowy, który jeździ z pustą taczką, bo nie ma chwili, żeby ją naładować. Jednym z narzędzi, które umożliwia nam zatrzymanie się i sprawdzenie, gdzie jesteśmy, jest retrospektywa.

Retrospektywa – co to w ogóle jest?

Z pojęciem retrospektywy spotkałem się pierwszy raz w 2010 roku, dołączając do zespołu wytwarzającego produkt we frameworku (ramach postępowania) Scrum. Patrząc na definicję zawartą w „Przewodniku po Scrumie: Regułach gry”, celem tego wydarzenia jest:

  • sprawdzenie, co działo się w ostatnim Sprincie, biorąc pod uwagę ludzi, relacje, proces i narzędzia,
  • zidentyfikowanie i uporządkowanie istotnych elementów, które sprawdziły się w działaniu, oraz tych, które kwalifikują się do usprawnienia,
  • stworzenie planu wprowadzania w życie usprawnień sposobu wykonywania pracy przez Zespół Scrumowy.

Gwoli wyjaśnienia, sprint definiowany jest jako okres ograniczony czasowo do maksymalnie jednego miesiąca, podczas którego wytwarzany jest „Ukończony”, gotowy do użycia i potencjalnego wydania Przyrost produktu, a zespół scrumowy, ogólnie mówiąc, odpowiada za wspomniane wytworzenie.

Podsumowując, istotą tego wydarzenia jest inspekcja dotychczasowego sposobu działania i wybór usprawnień, które będą wprowadzane w kolejnej iteracji.

Kluczowe elementy

Choć powyższy opis dotyczy konkretnych ram postępowania i pracy zespołowej, retrospektywę można też wykorzystać do działań indywidualnych. Wyznaczając sobie cel i planując kolejne akcje z nim związane, warto od razu wyznaczyć momenty w czasie (najlepiej w regularnych interwałach), w których zatrzymamy się na chwilę i sprawdzimy „z lotu ptaka”, jak nam idzie. Takie podejście motywuje nas od samego początku, aby zwrócić uwagę na:

  • ustalenie jasnych kryteriów pozwalających stwierdzić, że zbliżamy się do osiągnięcia celu,
  • przyglądanie się naszemu sposobowi działania i wybieranym metodom.

Podczas przeprowadzania retrospektywy danego celu warto zadbać o trzy elementy:

  • mierzalność – ten aspekt składa się z dwóch części:
    • sprawdzenie kryteriów dotyczących naszego celu i zweryfikowanie, czy są zgodne z naszymi oczekiwaniami,
    • sprawdzenie tego, czy usprawnienia zidentyfikowane podczas poprzedniej retrospektywy przynoszą zakładane rezultaty;
  • wykonalność – zweryfikowanie, czy metody, których używaliśmy do tej pory, sprawdzają się i jest przestrzeń na to, aby je nadal stosować; w przypadku wprowadzania zmian – zadbanie o to, żeby były one możliwe do wykonania w założonym przez nas czasie (np. czy będąc optymistami, nie bierzemy na siebie zbyt dużo); w tym miejscu powinniśmy też zadbać o plan wdrażania usprawnień – dzięki niemu zwiększymy szansę na dokonanie zmiany;
  • inteligenta konsekwencja – mam tu na myśli skupienie się na celu i robienie wszystkiego, aby go osiągnąć; wspominam o inteligentnej konsekwencji, bo mając wartości naszych miar i świadomość wykonalności, czasami zajdzie potrzeba rewaluacji celu lub sposobu działania i dokonania zmiany – zdecydowanie lepiej zrobić to w trakcie drogi niż na jej końcu.

Przykład

Po sukcesie stosowania blokowania czasu dotyczącego kwestii zawodowych (opis przypadku znajdziecie tu) postanowiłem pod koniec 2019 roku wprowadzić też to samo podejście do całości mojego życia. Od razu na początku zdecydowałem, że co dwa tygodnie będę weryfikował, czy planowanie bloków czasu na konkretne zadania bądź projekty się sprawdza. Postanowiłem przyglądać się następującym kwestiom:

  • stwierdzenie, czy przez ostatnie dwa tygodnie realizowałem założone przez siebie cele i jak w tym pomogło/przeszkodziło planowanie bloków czasu;
  • powody zmian w planie, tak aby uczyć się lepszego tworzenia harmonogramu działań.

Do dnia dzisiejszego przeprowadziłem już kilkanaście retrospektyw i od początku mogłem zauważyć, że planowanie wspierało osiąganie celów. Skupiłem się mocno na drugim punkcie, czyli weryfikacji, co powodowało zmiany. Wprowadziłem dwa znaczniki:

  • [MV] – do zadań, które przesunąłem w danym dniu na inną godzinę,
  • [ND] – do zadań, z których wykonania zrezygnowałem danego dnia.

Przyjąłem zasadę, że przy dodawaniu znacznika zawsze wpisuję powód zmiany planu. Później, podczas retrospektywy, przeglądam notatki i planuję usprawnienia, jak np.: „zwrócić dalej uwagę na planowanie wyjścia z pracy – wprowadzają one dużo przesunięć później”.

Pojawiały się też kwestie związane z wykonalnością i zadbaniem o to, aby najważniejsze zadania na dany dzień był zrobione. Na początku założyłem, że będę planował raz na tydzień i później się tego trzymał. Już po czterech tygodniach stwierdziłem, że chcę dodać codzienną aktywność sprawdzania planu na kolejny dzień i potwierdzania, czy nadal jest aktualny – dzięki temu ograniczyłem liczbę wprowadzanych znaczników. Robię to do tej pory.

A co z inteligentną konsekwencją? Jestem świadomy wartości znaczników [MV] i [ND] w kontekście retrospektyw i cały czas je stosuję. Zmodyfikowałem jednak podejście do nich i nie zawsze je dodaję, bo zauważyłem, że czasami nie ma to sensu – np. gdy poprzedniego dnia przewidywałem, że może pojawić się zmiana, ale nie uwzględniłem jej od razu w kalendarzu, aby nie zaciemniać planu.

Podsumowanie

Osiąganie celów czy budowanie nawyków jest istotną kwestią dla wielu z nas. Definiujemy, do czego będziemy dążyć, rozpisujemy następne akcje i realizujemy je z ogromnym zaangażowaniem. Choć to pożądane podejście, warto od czasu do czasu przystanąć na chwilę, aby sprawdzić, czy to, co robimy, ma dla nas nadal sens i jest efektywne. Zachęcam Was do zaplanowania przestrzeni na naładowanie taczki czy naostrzenie siekiery 🙂

Zdjęcie: Malte Wingen / Unsplash