Kilka tygodni temu jedna z osób, z którą na co dzień współpracuję, zadała mi pytanie: jak dbam o swój poziom energii. W odpowiedzi najpierw zapytałam: której energii – tej psychicznej czy fizycznej? I już w momencie zadawania tego pytania zdałam sobie sprawę, iż są one dla mnie równoważne – gdy jedna niedomaga, z drugiej też nie korzystam w pełni. Nikt nie znajdzie za Ciebie złotego środka na bycie efektywnym i produktywnym, ale mam nadzieję, że kilka moich osobistych przykładów pomoże Ci znaleźć swoją drogę. Ja sama szukałam jej dosyć długo i dopiero „przymusowa” praca w home office oraz notoryczne zmęczenie uzmysłowiły mi, ile mogę jeszcze poprawić 🙂

Rano – czas dla siebie.

Do tej pory właściwie zaraz po porannej toalecie przełączałam swój mózg na tryb praca. Nie było dla niego żadnego rozbiegu. I chociaż pojawiałam się w biurze około godziny 8:00, tak naprawdę od godziny 7:00 byłam już głową w projektach. Z 8 godzin dnia pracy robiło się 9, 10, a czasem i 12, niejednokrotnie bez większej przerwy. I owszem, zdarza się, że praca dłużej niż 8 godzin była celowa, wręcz przyjemna, ale kiedy taka sytuacja trwała dłużej, byłam notorycznie zmęczona, nie potrafiłam odpoczywać, moje popołudnia były nijakie, nie wystarczało mi siły i energii na rzeczy, które chciałam robić poza etatem. Weekend był za krótki, żeby organizm mógł się zregenerować. Wieczorami przeglądałam pocztę, bo czułam, że po 16:00 ktoś może jeszcze coś napisał, może wydarzyło się coś istotnego.

Znajdź rano czas dla siebie, dbaj o rutyny i nawyki, nie rzucaj się w wir pracy, a Twoje ciało, a w szczególności mózg Ci za to podziękują.

Obecnie:

  • Zaczynam swój dzień od 30 minut dla siebie. Obecnie są to sesje jogi. Jest to mój czas na rozruszanie zarówno ciała, jak i głowy. Zaczynałam od 10 minut ćwiczeń i początkowo nawet przez ten czas nie potrafiłam wyzbyć się myśli o pracy. Teraz, po 2 miesiącach, 30 minut to czysta przyjemność.
  • Zmęczenie czy brak koncentracji niejednokrotnie zależy również od stanu naszego zdrowia. Dlatego badam się regularnie, nie jem suplementów czy witamin na wyrost, tylko te, których mi faktycznie brakuje. Słucham swojego ciała i jego potrzeb.
  • Piję dużo wody w ciągu dnia, staram się mieć zaplanowane posiłki dzień wcześniej, żeby nie musieć myśleć o głodzie czy rano tracić czasu na wybór obiadu. Zupełnie nie korzystam z energetyków, które moim zdaniem dają złudne chwilowe pobudzenie, a następnie mocny zjazd – wolę wypić kubek dobrej kawy.
  • Wieczorem przeglądam tylko kalendarz, żeby sprawdzić, jak będzie wyglądał kolejny dzień. Jeżeli przyjdzie mi coś „pracowego” do głowy, jakiś pomysł, rozwiązanie, zapisuję je w notatniku i realizuję kolejnego dnia.

Dopasuj swój kalendarz do siebie

Moja praca to dużo spotkań i kontaktów z ludźmi i o ludziach. Natomiast nie zawsze są to spotkania. Pojawiają się maile, wiadomości na różnych komunikatorach, krótkie telefony. Przez bardzo długi czas to ja byłam dopasowana do potrzeb ludzi, mówiłam: „jasne, nie ma problemu, możemy pogadać” – chociaż skończyłam pracę godzinę temu. Każda taka interakcja to moja praca, oderwanie od tego, co robiłam w danym momencie. Powoduje ona wydłużenie zadania, które aktualnie robiłam. Niejednokrotnie zdarzało się, że ktoś wieczór wcześniej „wbijał” mi w kalendarz spotkanie o 8:00 rano, oczekując, że będę na nie przygotowana. Kończyło się to zazwyczaj mało produktywnym czasem, po którym i tak musieliśmy zrobić kolejne, a z każdą minutą liczba nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce rosła. Później zazwyczaj szłam na następne spotkania i tak kończyłam dzień z pełną skrzynką i poczuciem, że nic tak naprawdę nie zrobiłam.

Dopasuj swój kalendarz do siebie.

Obecnie:

  • Obserwuję swoją wydajność i produktywność. Przez kilka miesięcy zbadałam, do ilu spotkań dziennie jestem w stanie się przygotować i być na nich efektywna; jak je poukładać tak, żebym nie miała spadków energii czy koncentracji.
  • Ustaliłam wraz z moimi współpracownikami, iż moje pierwsze spotkanie danego dnia może odbywać się najwcześniej o 10:00. Dzięki temu mam minimum 2 godziny na odpisanie na zaległe maile, delegowanie zadań, przygotowanie się do spotkań.
  • Staram się również trzymać zasady, że 2 dni w tygodniu mogę mieć wypełnione spotkaniami, natomiast w pozostałe dni mogę mieć maksymalnie 2 spotkania, bez względu na to, czy są to spotkania, które facylituję, moderuję, czy spotkania, których jestem uczestnikiem.

Twórz bloki czasowe, przewiduj czas na pracę w skupieniu

Kontynuując układanie kalendarza, dbam o porządek w nim i wpisywanie do niego większości aktywności. Ze względu na charakter mojej pracy nie wszystkie są publicznie nazwane, ale wszyscy widzą stan mojej zajętości. Jestem jedną z tych osób, którym łatwo przychodzi przeskakiwanie między zadaniami i jeżeli nie jest to stan permanentny, to całkiem nieźle sobie z nim radzę. Natomiast moja praca nie jest wtedy tak dokładna i efektywna, tracą na tym moje umiejętności komunikacyjne. Zrobiłam eksperyment, którego celem była kilkudziesięcioslajdowa prezentacja. Kiedy robiłam ją w „wolnych chwilach”, w ciągu 4 dni powstało kilka slajdów. Gdy przeznaczyłam na nią w kalendarzu blok czasowy i przez 3 godziny zajmowałam się tylko nią, powstała podczas jednego podejścia.

Twórz bloki czasowe, przewiduj czas na pracę w skupieniu.

Obecnie:

  • Tworzę bloki czasowe na konkretne zadania, np. rekrutację, pisanie tekstów, przygotowanie się do rozmów, analizę danych. Są one wpisane w kalendarz i w tym czasie nie odbieram telefonów, nie odpisuję na inne wiadomości.
  • Jeżeli blok czasowy się kończy, a zadanie jeszcze nie, staram się go nie przedłużać. Robię przerwę i ustalam kolejny blok czasowy jeszcze tego samego dnia, jeżeli mam na to przestrzeń, a jeżeli nie – ustawiam go w kolejnym wolnym terminie.
  • Zapisuję wszystko w kalendarzu lub w notatniku, chociaż pamięć mam całkiem niezłą, uważam jednak, że przecenianie jej zasobów jest złudne i męczące na dłuższą metę.

Podsumowanie

Zmiana nawyków i zadbanie o własną przestrzeń pozwoliły mi pracować w mniejszym stresie i dużo wydajniej. Początkowo, gdy chciałam zmienić swoje nawyki i rytm dnia oraz zadbać o własny czas, ludzie się oburzali, ich sprawy były przecież superpilne. Wszystkie zmiany komunikowałam i cierpliwie tłumaczyłam, z czego wynikają. Z doświadczenia wiem, że sprawy, które są obiektywnie superpilne, zdarzają się bardzo rzadko. Zazwyczaj są niezwłoczne z punktu widzenia danej osoby, która chciałaby mieć tę sprawę już za sobą lub zamiast sama zastanowić się nad problemem, znajduje drogę na skróty. Nie muszę odebrać każdego telefonu i odpisać na każdą wiadomość w tej samej chwili. Jeżeli coś jest pilne, osoby, które ze mną pracują, znają „ścieżkę krytyczną”, a ja mogę pracować wydajniej i utrzymywać swoją energię na optymalnym poziomie.